Pesanan & Riwayat
Refund (Setelah Bayar)
Cara memproses pengembalian dana untuk pesanan yang sudah dibayar lunas, termasuk alur persetujuan supervisor dan pencatatan audit.
Tentang Refund
Persona: Kasir (memulai permintaan), Manajer / Supervisor (menyetujui).
Refund adalah pengembalian dana untuk pesanan yang sudah dibayar lunas. Berbeda dari Void (yang membatalkan pesanan sebelum bayar), refund diterapkan setelah transaksi selesai — misalnya karena:
- Pelanggan menerima item yang salah
- Item tidak sesuai pesanan setelah dibayar
- Pelanggan berubah pikiran setelah membayar
Refund hanya bisa dilakukan untuk pembayaran yang sudah lunas (
status = paid). Untuk pesanan yang belum dibayar, gunakan Batalkan Pesanan.
Alur Refund di POS
Fitur refund di POS mengirimkan permintaan ke backend melalui endpoint /pos/payments/{id}/refund. Prosesnya:
- Kasir memilih pesanan yang sudah lunas dan memulai refund.
- Kasir mengisi alasan refund.
- Jika konfigurasi cabang mensyaratkan persetujuan, permintaan diteruskan ke supervisor/manajer.
- Setelah disetujui (atau jika tidak perlu persetujuan), dana dikembalikan ke pelanggan melalui metode yang sama dengan pembayaran awal atau metode lain yang disepakati.
- Transaksi refund tercatat di audit log dan laporan.
Langkah-langkah Memulai Refund
- Buka menu Pesanan → tab Selesai.
- Temukan pesanan yang akan direfund (gunakan pencarian nomor invoice jika perlu).
- Ketuk kartu pesanan untuk membuka lembar detail.
- (Dalam pengembangan: tombol Refund di lembar detail akan tersedia di versi mendatang — saat ini, minta manajer untuk memproses refund melalui dashboard merchant atau hubungi tim support.)
Catatan: Refund melalui POS Flutter sedang dalam tahap implementasi. Alur lengkap (tombol Refund di lembar detail, dialog konfirmasi, dan pemilihan jumlah) akan tersedia di pembaruan berikutnya.
Metode Pengembalian Dana
| Metode Bayar Asal | Cara Refund |
|---|---|
| Tunai | Kembalikan uang tunai langsung ke pelanggan dari laci kas |
| QRIS / e-Wallet | Hubungi penyelenggara pembayaran untuk pengembalian ke sumber |
| Kartu Debit/Kredit | Proses reversal melalui mesin EDC; waktu tergantung bank |
| Transfer Bank | Transfer manual ke rekening pelanggan |
Persetujuan Supervisor
Refund biasanya memerlukan persetujuan dari manajer atau supervisor sebelum diproses, terutama untuk:
- Refund tunai yang besar (di atas ambang batas yang dikonfigurasi)
- Refund setelah waktu tertentu dari transaksi asal
Saat refund memerlukan persetujuan:
- Sistem mengirim permintaan dengan status Menunggu (
pending). - Supervisor menerima notifikasi dan dapat menyetujui atau menolak.
- Kasir menerima pemberitahuan hasil persetujuan.
- Jika disetujui, kasir melanjutkan pengembalian dana secara fisik.
Dampak ke Laporan dan Stok
| Aspek | Dampak |
|---|---|
| Laporan penjualan | Nilai refund dikurangi dari omzet hari itu |
| Stok bahan baku | Stok dikembalikan jika fitur tracking stok aktif |
| Laporan kas | Refund tunai tercatat sebagai pengeluaran kas |
| Audit log | Tercatat: siapa yang memproses, jumlah, alasan, metode, dan waktu |
Tips
Untuk refund tunai, pastikan laci kas memiliki cukup uang sebelum menyetujui. Jika tidak mencukupi, sepakati dengan pelanggan untuk pengembalian di lain waktu atau melalui transfer.
Simpan nomor referensi transaksi asal untuk memudahkan penelusuran jika ada klaim dari pelanggan di kemudian hari.
Manajer dapat melihat semua permintaan refund yang menunggu persetujuan melalui dashboard merchant → Laporan → Refund / Void.