Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang mencatat pembelian bahan baku dari supplier. Dengan PO, Anda bisa melacak semua pembelian secara sistematis mulai dari pembuatan pesanan hingga penerimaan barang dan pencatatan stok. Fitur ini membutuhkan paket inventory dan bekerja per-cabang.

Alur Status Purchase Order

Draft → Dikirim (Submitted) → Diterima Sebagian (Partial) → Diterima (Received)
                            ↓
                       Dibatalkan (Cancelled)

Membuat Purchase Order

1. Dari sidebar, buka Inventori & Supplier → Purchase Order.

2. Pilih Cabang (stok akan masuk ke cabang ini) dan Brand (untuk memilih bahan).

3. Klik + Buat PO.

4. Isi form:

   Supplier (wajib) — pilih dari daftar supplier yang sudah didaftarkan.

   Item Bahan — tambahkan baris item satu per satu:

   • Klik + Tambah Baris.
   • Pilih Bahan dari dropdown.
   • Isi Qty (jumlah dalam satuan beli bahan).
   • Isi Harga per satuan beli (bisa diisi dari katalog supplier atau manual).
   • Ulangi untuk setiap item. Klik ikon tong sampah untuk menghapus baris.

   Di bagian bawah form, Total dihitung otomatis (Σ qty × harga per item).

5. Klik Buat PO untuk menyimpan dalam status Draft.

Tips: Sebelum membuat PO manual, cek tab Reorder di halaman Bahan & Stok — sistem bisa mengusulkan item dan supplier secara otomatis berdasarkan reorder point. Klik Generate PO dari tab Reorder untuk membuat draft PO sekaligus.

Mengirim PO ke Supplier

Setelah PO dalam status Draft:

1. Di baris PO, klik tombol Kirim (ikon panah).
2. Status berubah ke Dikirim. Gunakan nomor PO (nomor_po) yang tertera sebagai referensi komunikasi dengan supplier.

Menerima Barang (Receiving)

Saat barang dari supplier tiba:

1. Di baris PO berstatus Dikirim atau Diterima Sebagian, klik tombol Terima Barang (ikon truk).
2. Panel penerimaan terbuka menampilkan daftar item PO dengan kolom:
   • Nama bahan
   • Qty Dipesan dan Qty Sudah Diterima (akumulasi penerimaan sebelumnya)
   • Qty Terima Sekarang — isi jumlah barang yang baru saja datang (bisa kurang dari yang dipesan untuk penerimaan sebagian)
   • Harga Aktual (opsional) — jika harga faktur berbeda dari harga di PO, isi di sini untuk memperbarui nilai WAC secara akurat
3. Klik Simpan Penerimaan.
4. Stok bahan di cabang bertambah sesuai jumlah yang diterima.
5. Jika semua qty terpenuhi → status Diterima. Jika masih ada sisa → status Diterima Sebagian.

Perhatian: Isi Harga Aktual sesuai faktur supplier. Jika harga aktual berbeda dari estimasi PO, nilai ini yang digunakan untuk memperbarui WAC bahan — sehingga COGS Anda lebih akurat.

Nomor PO Otomatis

Setiap PO yang dibuat mendapat Nomor PO otomatis yang unik (format misalnya PO-20240713-001). Gunakan nomor ini saat berkomunikasi dengan supplier dan saat mencocokkan faktur/invoice yang diterima.

Pencatatan Otomatis ke Pembukuan

Jika fitur Pencatatan Pembelian Otomatis diaktifkan (di Inventori & Supplier → Pengaturan), setiap PO yang berstatus Diterima akan otomatis membuat entri pengeluaran di modul Pembukuan dengan kategori "Pembelian Persediaan" senilai total PO — sehingga langsung tercermin di laporan Laba Rugi tanpa input manual.

Secara bawaan fitur ini nonaktif untuk menghindari pencatatan dobel bagi merchant yang sudah mencatat pembelian secara manual. Aktifkan hanya jika Anda ingin integrasi otomatis.

Daftar PO

Tabel daftar menampilkan kolom:

• No. PO — dalam badge abu-abu
• Tanggal PO
• Total nilai PO
• Status — dalam badge berwarna sesuai status
• Tombol aksi sesuai status (Kirim / Terima Barang)

Pertanyaan Umum

Bisakah saya mengedit PO yang sudah dibuat? PO hanya bisa diedit saat masih berstatus Draft. Setelah dikirim, detail item tidak bisa diubah — buat PO baru jika ada perubahan pesanan.

Bagaimana jika supplier tidak mengirimi semua item? Gunakan fitur Terima Barang secara bertahap. Isi qty yang benar-benar diterima untuk setiap kedatangan. Status akan jadi Diterima Sebagian hingga semua qty terpenuhi.

Apakah PO terhubung ke laporan keuangan? Secara default tidak langsung, kecuali Anda mengaktifkan Pencatatan Pembelian Otomatis di Pengaturan Inventori. Alternatifnya, catat pengeluaran secara manual di Akuntansi → Input Pembukuan.